みなさんこんにちは！じんじんです！
2024年の3月にサイドFIREをする者です！
- 業務の効率化に興味のある人
- 職場のDX化に興味がある人
- データ入力業務で苦労されている人 ← 特におすすめ！
突然ではありますが、あなたの職場で『業務の効率化』のためにしていることはありますか？
- 業務の優先順位を決める
- 業務マニュアルやフローチャートを作る
- 作業スピードを上げる
- ムダな業務を減らす
- アウトソーシングする
じんじんこれらももちろん立派な業務の効率化だけど、DX化を推進させて更なる業務の効率化を図ってみてはどうかな？
あなたDX化とか言われてもあんまりよく分からんぞ？？？
DXとはデジタルトランスフォーメーションの略です。
経済産業省の定義を引用すると「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」という意味になります。
つまり、DX化とは、DXになった状態、すなわち「デジタルを用いて競争上の優位性を確立した状態」を意味する言葉です。
今回はこのDXを用いた業務の効率化の中でも、『データ入力業務の自動化』に注目してみたいと思います！
あなたまたよく分からんことを言い出したぞ・・・
じんじん今から説明するんで大丈夫！データ入力業務を自動化する方法やメリット、おすすめツールも紹介するよ！
それではよろしゅーお願いします(‘◇’)ゞ
データ入力業務を『手作業』で行う際の課題点は？
まずはデータの入力業務を『手作業』で行う際の課題点を確認していきたいと思います。
- 入力ミスと不正確性
- 時間の浪費
- 一貫性の欠如
- 手動更新によるタイムロス
- セキュリティの問題
- 作業量の限界
それでは一つずつ簡単に見ていきましょう！
入力ミスと不正確性
人間が手作業でデータを入力する場合、タイプミスや誤った情報の入力が発生しやすくなります。
これによりデータの品質が低下し、誤った意思決定や分析が行われる可能性があります。
時間の浪費
手作業のデータ入力には時間がかかります。
大量のデータを処理する場合、これが労力と時間の無駄遣いになります。
また、作業者が単純で繰り返しの作業に取り組むことはモチベーションの低下につながる可能性があります。
一貫性の欠如
複数の作業者で同じ作業を行う場合、各人の手によって入力されたデータが異なる可能性があります。
これにより、データの一貫性が確保されず、分析や意思決定の信頼性が損なわれることがあります。
手動更新によるタイムロス
手作業でデータを入力すると、データの更新や変更が遅れることがあります。
リアルタイムでの情報が必要な場面では、手動でのデータ入力では対応が追いつかない可能性があります。
セキュリティの問題
手作業のデータ入力はセキュリティの観点からも問題が生じる可能性があります。
誤って機密情報を誰かに開示するリスクや、紙の文書が紛失・盗難されるリスクがあります。
作業量の限界
手作業のデータ入力をする場合、作業量に限界があります。
業務量の急増に柔軟に対応することが難しく、人手不足や遅延が生じる可能性があります。
あなた言われてみればどれも納得のいくものばかり・・・。こう考えてみるとデータ入力を手作業でやることは課題が多いんだね。
じんじんそうなんだよね。じゃあ次にデータの入力を『自動化』したらどんなメリットがあるか見てみよう！
データ入力業務を『自動化』するメリットは？
次はデータ入力業務を『自動化』するメリットを紹介します！
- 効率や正確性の向上と時間の節約
- コスト削減
- リアルタイムデータ処理
- 一貫性の確保
- 作業者のモチベーション向上
- 作業量や作業規模の拡大
こちらについても一つずつ見ていきましょう！
効率や正確性の向上と時間の節約
手作業に比べて、自動化ツールは迅速で正確にデータを処理できます。
これにより、作業時間が短縮され、従業員はより重要な業務に時間を割くことができます。
また、誤字や転記ミスといった人為的なミスを最小限に抑えることができます。
コスト削減
ツールの導入に初期投資は発生しますが、自動化により、従業員の作業時間やエラー修正のためのコストを削減できます。
その結果、中長期的にはコスト面での利益が期待できます。
リアルタイムデータ処理
データ入力業務の自動化はリアルタイムで行われるため、最新の情報を瞬時に処理できます。
これにより、企業は迅速な意思決定を行うことができます。
一貫性の確保
データ入力業務の自動化をすることで、作業結果のクオリティの一貫性を保つことができます。
手動でのデータ入力では個々の作業者によって異なる結果が生まれやすいですが、自動化は一貫性を確保し、品質を向上させます。
作業者のモチベーション向上
繰り返しの単純な作業を自動化することで、従業員はより複雑で興味深い業務に集中できるため、モチベーションの向上が期待できます。
作業量や作業規模の拡大
データ入力の自動化は大量のデータにもスケールできます。
その結果、増加する業務量に柔軟に対応でき、生産性を維持することができます。
あなたお～！メリットがたくさんあるんですね！これは興味が湧いてきましたよ！
じんじんそうでしょう！
あなたでもどんなツールを使ったらいいかわからんぞ・・・
じんじんふっふっふ！そう言われると思っておすすめのデータ入力自動化ツールを紹介しちゃいますよ！
あなたなになに？？？
じんじんその名も『AI JIMY Paperbot』です！
『AI JIMY Paperbot』とは？
『AI JIMY Paperbot』とは、シー・システム株式会社が提供している『文字認識（AI OCR）機能とRPA機能とAI仕分けを搭載したデータ入力業務に特化したデータ入力自動化ツール』のことです！
AI OCRとはAI技術を活用したOCRの仕組みやサービスのことです。
AIの特徴である機械学習やディープラーニングによって、文字の補正結果を学習し、文字認識率を高められます。
また、OCRとは、Optical Character Reader（またはRecognition）の略で、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能のことを言います。
具体的にいうと、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。
RPAとは、「ロボットによるプロセスの自動化」を意味する「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンで行うバックオフィス業務やホワイトカラー業務を自動化できる業務効率化ツールのことです。
具体的には、パソコン上で人が日常的に行っているマウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、それを高速で正確に実行することができます。
その結果、既存の事務的業務を効率化させ、生産性を向上させることが可能になります。
このツールを利用することにより、紙から業務システムへのデータ入力が自動化できます。
製品ビジョン
「AIを文房具のような身近なツールにし、人間がより人間らしさを発揮する社会の実現」
よくある利用シーン
以下のような業務で困っている場合は、AI JIMY Paperbotの導入を検討してみることをおすすめします。
注文書の入力作業
FAXによる受注作業を行っている企業は少なくないと思います。
FAXが普及し40年以上経つ今も、利便性の観点からFAXによる受注作業から抜け出せずにいるなんてことはありませんか？
請求書の集計作業
一般的に各社の請求書は異なるレイアウトで発行されています。
人間が請求書の仕分けをし、必要な項目を読み取る作業なんかで苦労されていませんか？
2022年1月施行された電帳法改正への対応
電子帳簿保存法の改正により、電子帳簿の検索要件が変更されました。
少なくとも「日付」「金額」「取引先」の3項目を検索できる必要がありますが、対応は出来ていますか？
AI JIMY Paperbotのここがすごい！
世界レベルのOCR 文字認識精度
CLOVA OCR＋独自エンジン
CLOVA OCRの認識精度は、世界的なコンペティションで計6分野で世界No.1を獲得しています。
横書きだけでなく、丸く湾曲して書かれた文字や傾いた文字などの悪条件下での読み取り、多言語の認識、専門用語の認識などで高い精度と評価されました。
加えて、弊社開発の独自OCRエンジンを搭載し、データ入力業務に最適化した文字認識技術を実現しました。
また、文字以外にも『バーコード・QRコード』、『チェックボックス・丸囲み』、『表抽出』などの認識も出来てしまいます！
OCRだけじゃない、データ入力業務をRPAで完全自動化
RPA機能標準搭載
認識した結果のデータ入力作業を自動化するには、RPA（Robotic Process Automation）が必要です。
AI JIMY Paperbotには、データ入力用のRPAが標準搭載されています。データの登録業務まで自動化できます。
OCRだけじゃない、データ入力業務のプロセスをまるごと自動化することで、業務を完全自動化できるようになりました。
- 各アプリケーションの起動
- クリック作業
- AI OCRで認識した結果の入力
- Sendキーによるキー操作
- 繰り返しや条件文の挿入
- Excel操作（シート選択、セル選択）
- Excelマクロの実行
- デバッグ実行
OCR以外も付属し、実現した圧倒的な運用コスト
AIなのに導入しやすい料金体系
AI OCRの導入が進まない原因の一つがコスト面でしたが、データ入力に特化したことで、運用コストを下げ、パフォーマンスを最大化できます。
また、従量課金ではなく、定額制で利用できることから年間予算が立てやすくなります。
運用を重視した多数の機能
文字認識機能だけでなく、現場の声をもとに追加された機能が満載です。
『かゆいところに手が届く』という点で高い評価を受けています。
| 取込み | AI 仕分け | 文字認識 | 認識結果の修正 | データ出力 | データ入力 |
| ファイル検出 | AI自動仕分け | 数字 | 校正 | CSV出力 | システム連携 |
| カメラスキャン | ページ単位 | バーコード | PDF出力 | Excel操作 | |
| 画像トリミング | AI傾き補正 | チェックボックス | リネーム | マクロ実行 | |
| 位置ずれ補正 | 複数テンプレート | マスク | マスタ変換 | ||
| 縮尺補正 | 指定文字消去 |
AI JIMY Paperbot についてもっと詳しく知るには？
AI JIMY Paperbot についてもっと詳しく知りたい方は『無料トライアル』のご利用をおすすめします！
Microsoft Storeから「AI JIMY Paperbot」を検索すると、いつでもダウンロードが可能です。
※ もしMicrosoft Storeが利用できない方はインストーラをお渡ししますので、ご連絡ください。
インストールした製品にAI JIMYアカウントでサインインし、ご利用ください。
導入事例
じんじん実際に導入された企業の事例を見るとイメージが持ちやすいと思うので、ぜひ一度参考にしてみて下さい！
まとめ
今回はデータ入力業務の自動化ツールの中で、特におすすめの『AI JIMY Paperbot』について書いてみました。
- FAX受注を自動でデータ化したい
- 各社の請求書を自動集計したい
- 電子帳簿保存法への対応に困っている
少しでも興味のある方は、まずは無料トライアルから試してみることをおすすめします！
それでは今日はここまで！
どうもありがとうございました！
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